Bescheidmanagement
Bescheide, Verhandlungsschriften, Planunterlagen, Behördenschriftverkehr, Dokumente zur Auflagenerfüllung werden in Betrieben ständig mehr und immer komplexer. Die Dokumente müssen für die zuständigen Mitarbeiter rasch auffindbar sein, dafür ist eine systematische Aufarbeitung notwendig. Ein funktionierendes Ablagesystem ist unerlässlich, denn nur so können sich die Verantwortlichen über die Pflichten des Betriebs informieren und die Rechtskonformität des Unternehmens sicherstellen.

Auf Basis der aufliegenden Dokumente wird die Ablagesystematik konzipiert. Rechtsmaterien (zB Bau, Gewerbe, Wasser), Regeln für die Aufbewahrung und Entnahme von Dokumenten, Inhalte der Ordnerrücken und die Struktur der EDV-Ablage sind Bestandteile des Konzepts.

Auf diesem Ablagekonzept aufbauend unterstützt ConPlusUltra den Such- und Aufnahmeprozess, berät die Verantwortlichen des Kundenunternehmens hinsichtlich praxisrelevanter Fragestellungen und führt für ausgewählte Bereiche eine exemplarische Ablage bis zum Abschluss des Beratungsprojekts durch. Im Bedarfsfall werden im Auftrag des Kunden auch alle erforderlichen Arbeiten zur Bescheidablage von ConPlusUltra vollständig übernommen.

Abschließend wird die entwickelte Aufbau- und Ablauforganisation in Form von Verfahrensanweisungen festgehalten - somit ist der erste Schritt zum Aufbau eines Compliance Managementsystems getan.

Parallel zur systematischen Dokumentenablage können bei Bedarf die wichtigsten Inhalte der Bescheide in ein Softwarewerkzeug übertragen werden und als Grundlage für den Betrieb eines softwareunterstützten Compliance Management Systems dienen.